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Le siège social d’une entreprise : spécificité et mise en place

Le siège social possède une fonction capitale dans le cadre d’une entreprise. Outre le fait que sa mention est obligatoire dans les statuts de cette dernière, il représente le domicile juridique et l’adresse administrative de la structure. De fait, chaque entreprise doit disposer d’un siège social qui lui est propre. À noter que l’importance de cette notion n’est pas uniquement juridique, mais aussi pratique. Aussi, si vous avez du mal à comprendre ce qu’est un siège social pour une entreprise, cet article est pour vous. Il développe les spécificités de cette notion et met en lumière sa mise en place.

Les spécificités du siège social

Dans l’ensemble, le siège social désigne le domicile juridique de la société. De ce fait, il permet essentiellement de déterminer la nationalité de l’entreprise, ce qui permettra de connaître la loi applicable en cas de conflit, mais aussi de faciliter l’identification du tribunal compétent.  À noter également que le siège social est considéré comme l’adresse administrative de la société. Par conséquent, sa mention sur les courriers, les factures, les statuts ainsi que le Kbis est obligatoire.

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En général, c’est au niveau du siège social que les associés se réunissent pour les assemblées générales afin de prendre les décisions stratégiques relatives à la société. Il est essentiel de préciser qu’il existe une nuance entre les établissements ou les lieux d’exploitation de l’entreprise et le siège social. En réalité, ce dernier peut être fixé dans un centre d’affaires, dans un local social, au niveau du domicile du dirigeant de la société, etc. Aussi, l’établissement où l’entreprise effectue ses activités peut être localisé à une autre adresse que celui du siège social, bien qu’il soit possible d’avoir les deux dans un même endroit. Dans ce contexte, une entreprise ne peut disposer que d’un seul siège social. Par contre, il peut posséder plusieurs établissements de production en fonction de ses activités.

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Les obligations légales relatives au siège social

Dans le cadre de la création d’une société ou du déplacement de cette dernière au cours de sa vie, il existe des obligations légales relatives au siège social. Dans ce contexte, il est obligatoire pour les associés de déclarer le domicile juridique de l’entreprise au RCS (Registre du commerce et des sociétés) du Greffe du tribunal de commerce lors de son immatriculation ou dans le cas d’un transfert de siège social.

Par ailleurs, pour passer outre un éventuel rejet des dossiers, il est nécessaire de disposer d’un justificatif de la jouissance de l’endroit désigné comme domicile juridique. Aussi, si ce dernier est localisé au domicile personnel du dirigeant de la société, des documents supplémentaires à l’instar d’un justificatif de domicile datant de moins de 3 mois doivent être fournis. Autrement, les pièces soumises au Greffe du tribunal de commerce doivent contenir une attestation de domiciliation signée par le président. Il est important de préciser que les justificatifs de domicile, à l’instar des factures, peuvent être rejetés automatiquement par les greffes particulièrement exigeants.

Le choix du siège social d’une entreprise

En général, il existe plusieurs solutions permettant à une société de trouver un siège social. Cependant, le choix dépend également de la situation de la structure. Aussi, la meilleure alternative est que la société soit propriétaire du lieu du siège social. Dans cette situation, la comptabilisation de ce dernier se fait à l’actif du bilan. Par ailleurs, il est également possible pour une entreprise d’opter pour la location d’un local commercial adapté à ses besoins. Cependant, il s’agit de la démarche la plus coûteuse, ce qui n’est pas forcément recommandé dans le cadre de la constitution d’une entreprise.

Autrement, il est possible pour une entreprise d’opter pour une domiciliation du siège social. Dans cette optique, elle doit passer par une entreprise de domiciliation commerciale ou simplement choisir le domicile personnel du représentant légal de la société. La première hypothèse offre la possibilité de profiter de divers services supplémentaires comme la mise en place du matériel nécessaire. La domiciliation commerciale permet également de situer le siège social de votre entreprise dans un centre d’affaires ou dans des quartiers dynamiques. Pour ce qui est de choisir le domicile du dirigeant pour fixer le siège social, cela n’est possible que si le bail ou les règles de copropriétés l’autorisent.

Les critères à prendre en compte pour choisir le siège social d’une entreprise

Pour choisir le siège social d’une entreprise, il faut prendre en compte plusieurs critères. Tout d’abord, la localisation géographique du siège social doit être pensée en fonction des activités de l’entreprise et des besoins logistiques qui en découlent. Effectivement, selon l’activité exercée par la société, il peut être plus avantageux de se situer dans une zone industrielle ou dans un quartier d’affaires.

Le choix du siège social doit aussi tenir compte des caractéristiques économiques de la région choisie. Il faut vérifier que les conditions fiscales et réglementaires sont favorables au développement de son entreprise. Cette étape permettra notamment à l’entreprise d’avoir une idée claire sur les différentes aides disponibles (subventions publiques) pour soutenir sa croissance.

Il faut prendre en considération les coûts liés au choix du lieu. Le montant des loyers ou encore le prix d’achat immobilier varient considérablement entre les différentes zones géographiques. Avant toute prise de décision définitive quant à l’emplacement du siège social, tous ces aspects financiers doivent donc être analysés attentivement afin que cela n’affecte pas directement la trésorerie.

Il faut aussi veiller aux questions pratiques liées à certains types d’entreprises. Des entreprises ayant besoin de beaucoup de stockage devront privilégier un lieu disposant suffisamment d’espace, tandis qu’une start-up axée sur internet aura plutôt tendance à chercher un lieu où elle pourra facilement recruter des développeurs. Toutefois, il faut noter que l’emplacement du siège social peut avoir une influence sur la perception et le niveau de crédibilité auprès des partenaires tels que les clients, les fournisseurs ou les prestataires.

La procédure de changement de siège social et ses implications légales

Le changement de siège social d’une entreprise peut survenir pour divers motifs : besoin d’un espace plus grand, nécessité de se rapprocher des clients ou encore volonté de réduire les coûts. Cette opération doit être réalisée en respectant une procédure stricte et précise.

L’entreprise doit convoquer une assemblée générale extraordinaire (AGE), où sera votée la décision du transfert du siège social. Lorsque la décision est prise, un procès-verbal doit être établi et signé par toutes les parties prenantes présentes à cette assemblée générale.

Il faut publier dans un journal régional habilité à recevoir des annonces légales une annonce mentionnant le lieu actuel ainsi que celui vers lequel le siège va être transféré. Cette publication devra attester que la modification a bien été décidée lors de l’assemblée générale extraordinaire précédemment citée.

Cette annonce devra aussi indiquer certaines informations telles que :
• la date de l’AGE ayant pris la décision,
• l’adresse actuelle ainsi que celle du nouveau siège social,
• les modalités selon lesquelles on peut prendre connaissance des documents relatifs aux modifications.

Il est recommandé qu’une copie certifiée conforme du PV relatif au transfert soit jointe à ladite annonce légale afin d’avoir un document officiel attestant ledit changement.

Il faut souligner que cette procédure doit être effectuée dans les quatre mois suivant la décision de transfert, car au-delà de ce délai, l’entreprise encourt une sanction pénale. Si toutes ces étapes sont respectées et validées par le greffe du tribunal compétent, elles permettront à l’entreprise d’avoir un siège social en toute légalité dans sa nouvelle localisation.

Il faut tenir compte des incidences fiscales qui peuvent découler d’un changement de siège social pour éviter tout impact financier négatif sur son activité. Effectivement, changer le siège social peut impacter la fiscalité locale ainsi que les charges sociales et il faut bien se renseigner auprès des autorités compétentes afin d’éviter toute surprise désagréable lors du déménagement.

Catégories de l'article :
Juridique