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Front office et back-office en entreprise : l’essentiel à savoir

Les termes front office et back-office sont utilisés dans divers domaines. Dans le secteur bancaire par exemple, le front office désigne les postes de chargé d’accueil et de conseiller tandis que le back-office concerne ceux des techniciens. Ces notions sont également utilisées dans l’architecture des logiciels. Le front office comprend l’interface visible du logiciel utilisé par les utilisateurs. Le back-office correspond aux coulisses du logiciel. Mais ces termes sont aussi utilisés dans une entreprise en général, ce dont nous allons vous parler ici.

Quelle différence entre le front office et le back-office en entreprise ?

En entreprise, ces deux termes servent pour parler de la boutique et de l’arrière-boutique. Le front office désigne alors toutes les parties visibles du grand public, englobant tout ce qui est en relation directe avec la clientèle. Il s’agit en général des équipes de marketing, de service après-vente et de support utilisateur. Le back-office désigne par contre tous les processus internes de l’entreprise, à savoir la production, la logistique, les stocks, la comptabilité, la gestion des ressources humaines, etc.

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Le front office comprend toutes les activités ayant un contact direct avec les clients. Le back-office comprend les processus du déroulement des activités quotidiennes, englobant toute l’infrastructure technique de l’arrière-plan qui supporte le service client. S’il ne fonctionne pas bien, cela aura des impacts négatifs sur le front office.

Il est possible d’externaliser la partie administrative pour vous délester des tâches lourdes dans votre entreprise. Sachez que cette externalisation est aujourd’hui de plus en plus courante dans les sociétés. Si vous décidez d’en faire autant pour la vôtre, visitez par exemple le site 3h18.fr pour obtenir plus d’informations à ce sujet.

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Les métiers du front office sont tout ce qui est lié au marketing, à la vente et à la relation client. Ceux qui y travaillent sont les personnes qui interagissent directement avec les clients, en fournissant des informations ou en les accueillant. En général, les personnels du front office effectuent l’enregistrement des visiteurs, la note des prises de rendez-vous, l’accueil du client, l’envoi des courriers, l’appel téléphonique…

Concernant les métiers du back-office, ils sont surtout focalisés sur la vie générale de l’entreprise. Entre autres :

  • la comptabilité : réalisation des factures, contrôle des paiements, recouvrement,
  • le service des ressources humaines : gestion de la paie, gestion des dossiers du personnel, rédaction des contrats de travail, sélection des candidats, gestion des recrutements,
  • la gestion de projet : assistance du projet, rédaction des protocoles, organisation des réunions, reporting, planification,
  • la production : documentation, gestion de la production, traçabilité,
  • la vente : assistance commerciale, création d’offres, suivi,
  • la logistique : gestion des transports, gestion des stocks, traçabilité.

On parle alors de front office pour toutes les parties visibles par le client, et de back-office pour les parties invisibles, mais qui constituent la colonne vertébrale des actions dans l’entreprise.

assistance de vente front office chef d'entreprise administratif

L’externalisation de l’assistance des ventes : quels avantages pour votre entreprise ?

Quand on parle de l’assistance des ventes, on parle alors d’un front office. L’externalisation, appelée aussi outsourcing, consiste à confier la gestion d’une partie des activités quotidiennes d’une entreprise à un prestataire externe. Il s’agit d’une sous-traitance qui permet à l’entreprise de se focaliser sur l’essentiel de son activité. Ce transfert de gestion présente plusieurs avantages pour votre société.

Lorsque vous décidez d’externaliser l’assistance des ventes de votre entreprise, votre objectif principal est d’améliorer la qualité du service. Le prestataire est un cabinet spécialisé dans la vente. Vous possédez une équipe qui peut gérer vos ventes, mais aussi compétente soit-elle, elle ne sera pas plus experte que celle d’un prestataire. Vous déléguez donc les tâches dans le but de profiter de l’expertise des prestataires pour une approche plus professionnelle dans le suivi des ventes et les stratégies de marketing. Le recours à un service externe permet de bénéficier des services compétents pour atteindre un niveau de qualité supérieur.

Dans le cas d’une PME, l’externalisation de l’assistance des ventes permet de réduire les coûts. Pour le même niveau d’expertise, vous devriez embaucher du personnel hautement qualifié pour constituer une équipe solide en vue d’améliorer vos ventes. Pourtant, si vous externalisez cette partie, vous laissez le prestataire gérer son équipe et pouvez exiger qu’il vous fournisse le meilleur des résultats. Vous ne vous souciez guère des charges patronales associées à une embauche, encore moins des procédures de recrutement contraignantes.

Cette stratégie d’externalisation vous permet également de vous focaliser sur les parties essentielles du développement de votre entreprise. Vous pouvez affecter toute votre énergie et celle de vos collaborateurs au développement de votre entreprise, sans plus vous soucier de la partie externalisée.

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