La gestion des clés de votre hôtel peut devenir très difficile. Les risques d’insécurité vous obligent à trouver des solutions. De nombreuses options se présentent à vous pour optimiser la gestion des clés dans votre hôtel. Voici nos conseils.
Plan de l'article
Comprenez les besoins de votre hôtel en matière de gestion des clés
La gestion des clés est un élément important à ne pas prendre à la légère. Vous devez comprendre les besoins de votre hôtel afin de faire face à ce défi.
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En effet, il vous faut maitriser le nombre de clés que vous gérez. Les compartiments les plus sensibles de l’hôtel doivent faire l’objet d’une attention et d’un suivi particuliers. Un système efficace de contrôle de gestion peut vous aider à déterminer vos réels besoins afin de faciliter la digitalisation de votre administration.
Il est souvent plus simple de vous tourner vers une solution logicielle pour la gestion de vos clés. Afin de mieux appréhender les avantages d’un logiciel de gestion de clés et obtenir plus d’informations sur ces outils, définissez bien ce que vous en attendez. Les systèmes manuels sont dépassés. Ils ne vous permettent pas d’être en accord avec les réalités actuelles et d’être compétitif. Ce type de gestion présente de nombreuses difficultés et engendre des pertes de clés au quotidien.
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Vos armoires à clé traditionnelles doivent donc laisser place à des solutions intelligentes et informatisées. Cela favorise une réelle optimisation dans la gestion de vos clés.
Évaluez vos mesures de sécurité actuelles
La gestion manuelle des clés est une option peu coûteuse. Cependant, elle n’est pas forcément la meilleure solution en matière de sécurité. Il existe de nombreuses mesures pour protéger vos accès contre différents désagréments. Ces solutions qui sont adaptées aux nouvelles technologies augmentent le niveau de sécurité de la gestion de vos clés.
Les erreurs manuelles sont fréquentes dans une gestion non informatisée. Vous êtes parfois confrontés à des pertes de clé et autres situations inconfortables.
Les casiers électroniques sont par exemple des solutions adéquates pour la gestion optimale de vos clés. Vous pouvez contrôler l’accès aux trousseaux et aux équipements ainsi que l’accès à des zones réservées au personnel avec l’armoire à clés. Optez pour un système intégrant une double identification pour déverrouiller l’accès aux clefs sensibles de votre hôtel.
Mettez en place un système de gestion des clés qui répond à vos besoins
Optez pour une armoire automatisée. Elle peut fonctionner de manière autonome. Elle ne requiert pas de serveur, de connexion internet, ni de réseau. Le système d’armoire de gestion des clés est contrôlé par une intelligence informatique. Il est équipé d’une interface tactile qui fonctionne selon des modes différents :
- par code,
- par badge,
- par biométrie.
L’armoire à clés automatisée existe en de différentes tailles. Vous pouvez adapter la contenance en fonction de l’espace disponible. Il est également possible de combiner des modèles de tailles différentes pour créer un système capable de contenir beaucoup de clés. C’est un équipement qui possède une carte SD qui enregistre des milliers d’événements. Cela favorise la traçabilité de vos clés.
Vous avez également les clés intelligentes dont les suivis sont faciles. En effet, elles sont connectées à des logiciels qui enregistrent les entrées et les sorties. Elles sont de deux catégories : les clés à carte et les clés smartphones.
Avant de choisir l’un des systèmes, il faut bien définir les besoins de votre entreprise et essayer de cerner la solution qui y répondra le mieux possible.
Formation des employés à la gestion des clés
Une fois que vous avez mis en place un système de gestion des clés adapté aux besoins de votre hôtel, vous devez former vos employés. Effectivement, ils seront les principaux utilisateurs du système et devront être capables d’en tirer le meilleur parti tout en protégeant les clés.
La première étape consiste à élaborer un manuel détaillé sur l’utilisation du système. Ce document doit expliquer clairement comment fonctionne le système, comment accéder aux différentes armoires à clés ou autres dispositifs similaires, comment utiliser les codes ou badges d’accès et quelles sont les procédures en cas de perte ou vol d’une clé.
Vous devez fournir une formation pratique à vos employés pour qu’ils puissent se familiariser avec le nouveau système. Vous pouvez organiser des séances pratiques où chaque employé aura l’occasion d’apprendre à utiliser les différents aspects du système sous la supervision d’un formateur qualifié.
N’oubliez pas de faire régulièrement des rappels pédagogiques pour maintenir la vigilance et l’intérêt des employés vis-à-vis du plan mis en place. Cela peut prendre la forme de réunions périodiques destinées à sensibiliser le personnel sur l’importance stratégique de ce processus au sein du service clientèle.
La mise en place efficace d’un programme complet contribuera grandement à rendre votre entreprise plus efficace et plus sûre pour tous ceux qui y travaillent ainsi que pour leurs clients respectifs.
Utilisation de la technologie pour augmenter la sécurité et l’efficacité
Une fois que vous avez mis en place un système de gestion des clés efficace pour votre hôtel et formé vos employés à son utilisation, il est temps d’aller plus loin en utilisant la technologie pour augmenter encore davantage la sécurité et l’efficacité.
Un premier moyen consiste à utiliser une application mobile qui permet aux membres du personnel d’accéder au système de gestion des clés depuis leur propre smartphone ou tablette. Cette application peut leur donner accès à toutes les informations dont ils ont besoin pour gérer les clés, comme les numéros de série ou l’état actuel des clés.
Cette application peut être configurée pour envoyer des alertes push lorsque certains événements spécifiques se produisent. Par exemple, si une armoire à clés a été forcée ou si un employé tente d’accéder sans autorisation. Ces alertes peuvent aider le personnel de sécurité à réagir rapidement et empêcher tout vol potentiel.
Une autre fonctionnalité offerte par la technologie est l’utilisation de codes QR sur chaque clé individuelle. Les codes QR contiennent toutes les informations nécessaires sur la clé associée : quelle chambre elle ouvre, quel service elle concerne, etc. Le scanner QR permet alors immédiatement d’afficher ces informations.
Certains systèmes modernisent aussi le processus grâce notamment aux serrures connectées avec lecteurs NFC qui sont capables de lire très facilement n’importe quelle carte magnétique NFC, même celle depuis un téléphone portable !
Avec tous ces éléments en place • manuel détaillé, formation du personnel et utilisation de la technologie • vous pourrez être en mesure d’optimiser votre gestion des clés dans votre hôtel. En utilisant ces techniques, vous pouvez améliorer la sécurité de vos clients ainsi que le confort et l’efficacité de vos employés.
