L’organisation d’un séminaire réussi nécessite beaucoup de sacrifices. La recherche de la salle de réunion et les installations font partie des préparatifs auxquels vous devez accorder assez de temps. Souhaiteriez-vous organiser un séminaire à Marseille ? Voici quelques idées pour vous aider à organiser un événement réussi.
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Déterminer le type de séminaire
La détermination du type de séminaire est une étape très importante pour l’organisation de l’événement. Nous pouvons distinguer trois types de séminaires, notamment le séminaire de formation, d’intégration et de motivation. Le séminaire de formation porte souvent sur les travaux intellectuels.
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Pour ce type de séminaire, vous aurez l’occasion d’échanger avec vos collaborateurs pour améliorer leur capacité intellectuelle et professionnelle. Par contre, le séminaire d’intégration est souvent organisé à l’intention des nouveaux employés d’une entreprise. L’organisation de cet événement permet à ces salariés de se familiariser avec les plus anciens. Contrairement au séminaire d’intégration, le séminaire de motivation prend en compte tous les employés de l’entreprise. C’est un événement qui vise à motiver les salariés et à les encourager à faire plus pour l’entreprise.
La date du déroulement
La date du déroulement du séminaire doit être fixée à l’avance afin de permettre aux participants de se préparer en conséquence. Pour faire le choix de la date, vous devez prendre en compte la disponibilité des participants. Il n’est pas conseillé de miser par exemple sur les week-ends et les vacances. Ces périodes sont souvent perturbées par des sorties et des activités personnelles. Pour réussir, vous pouvez créer un team pour les participants afin de discuter par apport à la date du déroulement du séminaire. De ce fait, chacun pourra s’exprimer et vous aurez l’occasion de retenir facilement une date. C’est une technique qui vous permettra d’éviter les cas d’indisponibilité ou d’absence.
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Élaborer le budget du séminaire
Les cibles, le format de l’organisation et l’objectif du séminaire sont les paramètres sur lesquels vous devez vous baser pour déterminer le budget. Si vous n’avez pas une idée sur le nombre des participants, vous ne pourrez pas savoir quelle salle retenir pour le déroulement du séminaire. Vous devez donc prendre en compte tous ces paramètres avant d’élaborer votre budget. Pour déterminer le budget, il est souvent conseillé de prévoir une marge pour pouvoir gérer les cas d’imprévu.
Penser à retenir un lieu pour le séminaire
La recherche d’un lieu est une étape primordiale pour tous les événements. Le séminaire doit être programmé pour être déroulé sur un lieu et plus précisément dans une salle. Il est bien possible de trouver la salle adaptée à votre séminaire à Marseille. Il vous revient donc de faire le choix selon vos besoins et surtout en fonction du nombre de participants. Vous devez retenir que le building (la salle du séminaire) doit avoir la capacité qu’il faut pour accueillir tous les participants. Vous pouvez solliciter le service d’une agence en cas de difficultés.
Élaborer un planning pour les participants
Les heures du déroulement des différentes activités sont des éléments que vous devez inscrire dans le planning des participants. Ce calendrier permet à ces derniers d’avoir une idée sur le programme et les différents exercices du séminaire. Il est aussi conseillé d’insérer les heures de pause dans le calendrier afin de permettre aux participants de prendre les dispositions nécessaires. Vous devez tenir compte d’un certain nombre de paramètres avant d’élaborer le planning. Il s’agit notamment des cas d’imprévu et les retards.
