ClicRDV com pro permet de gérer un agenda de prise de rendez-vous en ligne, mais son paramétrage par défaut vise des structures de toutes tailles. Pour une petite équipe de deux à cinq personnes, la majorité des réglages disponibles restent inexploités ou mal configurés. Ce guide mesure les écarts entre la configuration standard et celle qui convient réellement à une micro-structure, en s’appuyant sur les fonctionnalités documentées de la plateforme.
Droits utilisateurs ClicRDV : configuration standard face aux besoins d’une petite équipe
ClicRDV Pro propose une gestion de profils et de droits qui permet de définir précisément ce que chaque membre peut faire dans l’agenda. Le problème, c’est que la configuration par défaut accorde souvent un accès large à tous les utilisateurs créés.
A lire également : Batiav.com pour les pros du BTP : optimiser votre profil et vos réponses aux devis
Pour une petite équipe, cette granularité change la donne. Une assistante à temps partiel n’a pas besoin de modifier les créneaux d’ouverture. Un stagiaire en accueil doit pouvoir ajouter un rendez-vous sans toucher aux fiches clients.
| Profil type | Droits recommandés | Droits à désactiver |
|---|---|---|
| Gérant / praticien principal | Accès complet : paramètres, agenda, fiches clients, rapports | Aucun |
| Praticien associé | Gestion de son propre agenda, consultation des fiches clients | Modification des paramètres généraux, gestion des autres agendas |
| Assistante / secrétaire | Ajout et modification de rendez-vous sur tous les agendas | Suppression de fiches clients, modification des créneaux en ligne |
| Stagiaire / remplaçant | Consultation et ajout de rendez-vous uniquement | Modification, suppression, accès aux paramètres |
Ce découpage évite qu’un mauvais clic supprime une plage horaire entière ou modifie la durée des prestations visibles en ligne. Configurer les droits dès la création de chaque compte utilisateur prend quelques minutes et réduit les incidents au quotidien.
A voir aussi : Pourquoi opter pour Ohm énergie pro pour votre entreprise ?
Rappels SMS et notifications : paramétrage adapté aux micro-structures
La formule ClicRDV Pro inclut des rappels SMS automatiques envoyés aux clients avant leur rendez-vous. Cette fonction réduit les absences sans mobiliser un membre de l’équipe pour des relances téléphoniques.
Le réglage par défaut envoie généralement un rappel la veille. Pour une petite équipe où chaque créneau perdu pèse lourd, un second rappel quelques heures avant le rendez-vous limite encore plus les rendez-vous non honorés.
Trois réglages à vérifier dans les paramètres SMS
- Le délai d’envoi du premier rappel : la veille suffit pour les rendez-vous de routine, mais un rappel à 48 heures convient mieux aux prestations longues ou aux nouveaux clients
- L’activation du rappel de confirmation : demander au client de confirmer par retour SMS permet de libérer un créneau plus tôt en cas d’annulation
- Le contenu du message : personnaliser le SMS avec le nom du praticien et le type de prestation réduit la confusion quand l’équipe compte plusieurs intervenants
Les rappels SMS remplacent les appels manuels de relance, ce qui libère du temps pour l’accueil physique. Dans une équipe de trois personnes, ce temps récupéré représente un gain tangible sur la semaine.
Synchronisation d’agenda ClicRDV avec les calendriers personnels
Chaque membre d’une petite équipe jongle souvent entre son calendrier personnel et l’agenda professionnel. ClicRDV Pro permet une synchronisation complète avec d’autres calendriers, mais cette fonction reste sous-utilisée dans les micro-structures.
Le paramétrage consiste à connecter l’agenda ClicRDV à un calendrier externe pour que les créneaux occupés à titre personnel apparaissent comme indisponibles dans l’agenda en ligne. Sans cette synchronisation, les clients peuvent réserver sur un créneau déjà pris, ce qui génère des conflits d’emploi du temps et des annulations de dernière minute.
Points de vigilance pour la synchronisation en équipe
Quand plusieurs praticiens synchronisent chacun leur calendrier, il faut vérifier que la synchronisation s’applique uniquement à l’agenda du praticien concerné. Une erreur fréquente consiste à synchroniser un calendrier personnel avec l’agenda global du cabinet, bloquant ainsi des créneaux pour tous les intervenants.
Le livret d’utilisation de ClicRDV mentionne la possibilité de superposer des rendez-vous ou des plages horaires. Cette fonction prend tout son intérêt quand un praticien gère à la fois des consultations individuelles et des créneaux partagés avec un collègue sur le même poste de travail.
Plages horaires et indisponibilités : éviter les erreurs de paramétrage
La création d’indisponibilités dans ClicRDV fonctionne bien pour bloquer une pause déjeuner ou une journée de congé. En revanche, pour une petite équipe, le piège se situe dans la gestion des plages ouvertes à la réservation en ligne.
Seules les plages explicitement ouvertes sont visibles par les clients en ligne. Si un praticien oublie d’ouvrir une plage après avoir modifié ses horaires, aucun rendez-vous ne pourra être pris sur ce créneau, même si l’agenda interne affiche une disponibilité.
La distinction entre « disponible en interne » et « ouvert à la prise de rendez-vous par internet » est la source de confusion la plus courante. Le livret d’utilisation ClicRDV détaille la procédure pour ouvrir une plage à la réservation en ligne, mais dans la pratique, cette étape est souvent oubliée après un changement d’horaires.
- Vérifier chaque semaine que les plages ouvertes en ligne correspondent aux horaires réels de présence de chaque membre de l’équipe
- Utiliser la fonction de duplication de plages pour reproduire une semaine type sans recréer manuellement chaque créneau
- Attribuer la responsabilité de cette vérification à une seule personne dans l’équipe pour éviter les doublons ou les oublis
Connexion à ClicRDV com pro via Solocal Manager : ce qui change pour les comptes partagés
Depuis la mise en place de la nouvelle procédure de connexion, l’accès à ClicRDV passe désormais par un compte Solocal Manager. Pour une petite équipe, cette évolution modifie l’organisation des accès.
Le compte Solocal Manager sert de porte d’entrée unique. Chaque utilisateur de l’équipe doit disposer de son propre identifiant Solocal Manager, distinct de l’ancien identifiant ClicRDV. En cas de perte du mot de passe, la réinitialisation se fait via la plateforme Solocal Manager et non plus directement sur clicrdv.com/pro.
Pour les structures où un seul email servait à plusieurs utilisateurs, cette migration impose de créer des adresses individuelles. Un compte partagé entre plusieurs membres empêche toute traçabilité des modifications dans l’agenda, ce qui annule l’intérêt du paramétrage des droits décrit plus haut.
Le paramétrage de ClicRDV com pro pour une petite équipe repose sur quatre axes précis : des droits attribués par profil, des rappels SMS calibrés, une synchronisation maîtrisée par praticien, et des plages en ligne vérifiées chaque semaine. Ces réglages ne demandent pas de compétence technique particulière, mais leur absence transforme un outil de productivité en source de friction quotidienne.
