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Audit RGPD : démystification du processus de mise en conformité

Afin de garantir une meilleure protection des données personnelles, le RGPD a été adopté par le Parlement européen. Il fait place à la directive sur la protection des données de 1995. Afin de s’assurer d’être en conformité avec ce règlement, réaliser un audit RGPD peut être nécessaire. Se mettre en conformité au RGPD peut sembler être un lourd défi et pourtant, c’est une procédure accessible à tous. Explorons dans ce guide comment se déroule une audit de mise en conformité rgpd.

Introduction à l’audit RGPD

Avant de développer la section comment se déroule une audit de mise en conformité RGPD, voici un rappel sur les bases de l’audit rgpd.

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Qu’est-ce que l’audit RGPD ?

L’audit rgpd est un processus d’évaluation qui permet de vérifier qu’une organisation répond aux exigences de le RGPD dans le traitement de données personnelles. Les données personnelles pour rappel, sont toutes les informations se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (le nom, l’adresse, l’adresse mail, les données de localisation, etc.). Cette évaluation est un examen approfondi qui se base sur de nombreux points, notamment, sur la collecte de ces données, l’utilisation de ses données, les objectifs de cette utilisation, la conservation, mais également les procédures et les mesures mises en place afin d’assurer la protection de ces données personnelles. Vous souhaitez réaliser un audit rgpd de votre site, se renseigner ici.

Pourquoi réaliser un audit RGPD ?

L’audit RGPD est un important pour toutes les entreprises manipulant des données personnelles, afin d’être en conformité avec le RGPD.

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Évitez les risques de sanctions

Un audit rgpd est tout d’abord indispensable afin d’éviter les risques de sanction. En effet, en cas de contrôle par les autorités de régulation, si une non-conformité avec le RGPD est établie, une entreprise peut être sanctionnée sévèrement. Réaliser un audit en amont permet ainsi d’éviter toutes pénalités qui pourraient avoir des conséquences négatives pour une entreprise.

Identifier les écarts et les risques de non-conformité

Dans un second temps, l’audit RGPD est essentiel afin qu’une entreprise identifie son niveau de conformité avec le règlement. Identifier ces écarts est nécessaire afin de les corriger. Cet audit permet en effet à l’entreprise de connaître ses faiblesses et de mettre en place un plan d’action pour réussir sa conformité.

Sérénité et crédibilité

Une fois l’audit effectué et une fois la mise en conformité réalisée, l’organisme peut continuer ses activités en toute sérénité. En cas de contrôle, elle n’a rien à craindre. De plus, un audit vous permet de gagner en crédibilité auprès de vos clients ou de vos partenaires. En effet, cela vous permet d’établir des relations de confiance, vous pouvez en effet mettre en exergue que votre entreprise respecte le RGPD.

Découvrez comment se déroule une audit de mise en conformité rgpd ?

Un audit RGPD est un processus qui respecte une méthodologie structurée, voici comment se déroule une audit de mise en conformité rgpd.

Les acteurs dans un audit RGPD

L’audit est avant tout réalisé par des professionnels qui sont formés spécialement. Il peut être réalisé en interne, par des équipes dédiées et qualifiées par exemple le DPO ou le responsable sécurité informatique. Il peut également être réalisé par des auditeurs externes, qui sont spécialisés dans la protection des données et dans la conformité RGPD. Vous pouvez également composer une équipe mixte mêlant auditeurs internes et externes.

Auditer les données personnelles

La première étape d’un audit RGPD commence par un diagnostic des données personnelles collectées. Durant cette étape, l’auditeur recense les différentes sources de collecte de données. C’est-à-dire d’où ils proviennent :

  • cookies ;
  • site web ;
  • formulaires ;
  • fichiers clients ;
  • etc.

Pour chaque source, l’auditeur vérifie si la collecte de ses données a bien respecté l’article 6 du RGPD : c’est-à-dire que le consentement a été recueilli de manière transparente, mais également que l’internaute a bien été informé de l’objectif de la collecte de ses données.

Auditer le système d’informations

La deuxième étape de l’audit se portera sur le système d’information de l’entreprise. L’ensemble des systèmes et outils qui sont utilisés pour recueillir les données personnelles seront en premier lieu recensés. Par la suite, l’auditeur analyse comment ces données circulent dans l’entreprise, mais également en externe, c’est-à-dire si elles sont transmises ou non à d’autres entreprises. Par ailleurs, il sera vérifié comment ses données sont stockées.

Auditer le traitement des données

La troisième étape de l’audit, se portera sur le traitement des données. L’auditeur analysera en détail comment les données personnelles sont exploitées, mais également les finalités de leur traitement. Il déterminera également qui a accès à ces données. De plus, il vérifie que les délais prévus pour leur conservation et leur effacement respectent les règles du RGPD.

Auditer la sécurité

Enfin, la dernière étape de l’audit RGPD consiste à évaluer les mesures de sécurité et les mesures organisationnelles mises en place dans la protection des données personnelles. Cet audit se fera sur toutes les solutions techniques mises en place pour assurer la sécurité des données : antivirus, pare-feu, chiffrement, mais également la mise en place de droits d’accès et autorisations, le cryptage de la data. Il vérifiera également, les procédures mises en place en cas d’incident ou de perte de données, par exemple la mise en place de sauvegardes régulières. Au niveau organisationnel, il vérifiera si une personne a été désignée dans la protection des données au sein de l’entreprise, il vérifiera également si les salariés qui utilisent ces données ont fait l’objet de sensibilisation ou ont suivi une formation.

La rédaction du rapport d’audit RGPD et la mise en place du plan d’action

Maintenant, que vous savez comment se déroule une audit de mise en conformité rgpd, voyons la finalité de cet examen. Une fois toutes les étapes réalisées, l’expert rédige un rapport détaillé de cet audit. Le rapport identifiera les écarts entre les pratiques de l’organisation et les exigences du RGPD. Ce rapport contiendra également un plan d’action qui permettra à une entreprise de se mettre en conformité aux dispositions du RGPD. Il fournira des recommandations, et définira les actions à mettre en place afin de se conformer au RGPD. Afin de veiller à ce que ces prescriptions et recommandations soient respectées, des indicateurs de suivi seront établis. Un nouvel audit peut être par la suite réalisé.

Les sanctions en cas de non-conformité au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)

Le non-respect des dispositions du RGPD peut avoir des conséquences lourdes pour les entreprises.

Sur le plan financier

La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) en France, prévoit des sanctions pécuniaires en cas de non-conformité au RGPD. Les amendes pour les manquements les plus graves peuvent aller jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires de l’entreprise ou 20 millions d’euros.

Interdiction d’exploiter des données personnelles

Les organisations qui ne sont pas conformes au RGPD peuvent également être frappées d’une interdiction temporaire ou définitive dans le traitement de données personnelles.

Impact sur la réputation

La non-conformité au RGPD peut également avoir un impact majeur sur la réputation de l’entreprise. En effet, les autorités de contrôle peuvent procéder à la divulgation du nom des entreprises qui ne respectent pas le RGPD.

Poursuites judiciaires

Les dirigeants et les responsables tenus de veiller au respect du RGPD peuvent faire l’objet de poursuites judiciaires personnelles en cas de manquement grave ou de négligence dans la protection des données personnelles.

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